Ada beberapa alasan klasik kenapa karyawan tidak bisa mengambil gajinya sendiri: sedang dinas luar kota, sakit, atau justru sedang cuti panjang. Solusinya bukan menitip begitu saja ke rekan kerja, tapi membuat surat kuasa pengambilan gaji — dokumen tertulis yang membuat pengambilan itu sah di mata bagian keuangan perusahaan.
Dasar Hukumnya Apa?
Surat kuasa termasuk perbuatan hukum “pemberian kuasa” yang diatur dalam Pasal 1792 KUHPerdata: pemberi kuasa melimpahkan wewenang kepada penerima kuasa untuk melakukan sesuatu atas namanya. Karena sifatnya menyangkut uang milik pemberi kuasa, surat ini sebaiknya dibuat spesifik (kuasa khusus) — hanya untuk pengambilan gaji periode tertentu — bukan kuasa umum yang berlaku untuk segala urusan.
Yang Perlu Dicantumkan
- Identitas lengkap pemberi kuasa (karyawan) dan penerima kuasa, termasuk nomor identitas (KTP)
- Nama perusahaan dan jabatan pemberi kuasa
- Periode/bulan gaji yang dikuasakan — jangan dibuat berlaku tanpa batas waktu
- Pernyataan tanggung jawab penuh pemberi kuasa atas pelimpahan wewenang ini
- Tanda tangan kedua pihak, dan materai Rp10.000 bila diminta bagian keuangan (sesuai UU No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai)
Contoh Surat
SURAT KUASA PENGAMBILAN GAJI
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Pemberi Kuasa]
Jabatan : [Jabatan]
Perusahaan : [Nama Perusahaan]
No. KTP : [Nomor KTP]
Dengan ini memberikan kuasa kepada:
Nama : [Nama Penerima Kuasa]
No. KTP : [Nomor KTP]
Hubungan : [Rekan kerja/Keluarga]
Untuk mengambil gaji saya periode [bulan/tahun] di [Nama Perusahaan] beserta slip dan dokumen terkait, karena saya berhalangan hadir dengan alasan [sakit/dinas luar kota/dll].
Segala risiko yang timbul dari pemberian kuasa ini menjadi tanggung jawab saya selaku pemberi kuasa.
[Kota], [Tanggal]
Pemberi Kuasa, Penerima Kuasa,
[Nama Pemberi Kuasa] [Nama Penerima Kuasa]
Pertanyaan yang Sering Muncul
Apakah wajib bermaterai? Tidak ada aturan yang mewajibkan materai untuk semua surat kuasa internal perusahaan — tapi karena menyangkut penyerahan uang, banyak bagian keuangan meminta materai sebagai penguat bukti bila terjadi sengketa di kemudian hari. Tanyakan langsung ke HRD/keuangan perusahaan Anda.
Bisakah dipakai berkali-kali? Sebaiknya tidak. Buat surat kuasa baru untuk setiap periode pengambilan — ini melindungi Anda jika suatu saat penerima kuasa tidak lagi bisa dipercaya.
Kalau kebutuhannya bukan soal gaji tapi dokumen lain milik perusahaan, lihat juga Surat Kuasa Umum untuk memahami batasannya, atau Contoh Surat Kuasa untuk format dasar yang berlaku umum.
🔖 Artikel Terkait Lainnya
Pengelola dan penulis PanduanAdministrasi.com, berdomisili di Surabaya. Menyusun panduan administrasi dengan merujuk pada peraturan resmi yang berlaku, berangkat dari pengalaman pribadi mengurus berbagai dokumen administrasi di Indonesia.