Langkah 3: Mengisi Formulir Permohonan
A. Ambil formulir di loket
- Petugas akan memberikan formulir permohonan
- Bisa juga sudah disediakan di meja
B. Isi formulir dengan lengkap dan jelas
Informasi yang biasanya diminta:
- Nama lengkap (sesuai KTP)
- NIK (Nomor Induk Kependudukan)
- Tempat, tanggal lahir
- Jenis kelamin
- Agama
- Pekerjaan
- Status pernikahan
- Alamat lengkap (RT, RW, Dusun, Desa)
- Keperluan/tujuan pembuatan surat
- Tanggal pembuatan
C. Tulis dengan jelas
- Gunakan huruf kapital atau huruf tegak bersambung
- Jangan ada coretan
- Jika salah, minta formulir baru
Langkah 4: Menyerahkan Dokumen
A. Serahkan ke loket pelayanan
- Berikan formulir yang sudah diisi
- Serahkan semua fotokopi dokumen persyaratan
- Tunjukkan dokumen asli untuk dicocokkan
B. Petugas akan memverifikasi
- Petugas mengecek kelengkapan dokumen
- Mencocokkan data di formulir dengan KTP/KK
- Jika ada yang kurang, akan diminta melengkapi
Langkah 5: Proses Pembuatan Surat
A. Surat diproses oleh staf desa
- Data dari formulir diketik ke format surat resmi
- Dicek kembali kebenaran datanya
B. Waktu proses:
- Instant (hari itu juga): Jika desa tidak terlalu ramai dan Anda datang pagi
- 1-3 hari kerja: Kondisi normal di sebagian besar desa
- Lebih dari 3 hari: Jika ada verifikasi tambahan atau desa sedang sangat sibuk
Langkah 6: Penandatanganan
A. Surat ditandatangani Kepala Desa
- Setelah surat selesai dibuat, akan ditandatangani oleh Kepala Desa
- Jika Kepala Desa tidak ada, bisa ditandatangani oleh Sekretaris Desa atau pejabat yang diberi wewenang
B. Diberi stempel resmi
- Surat akan diberi cap basah/stempel resmi desa
- Pastikan cap tercetak dengan jelas
Langkah 7: Pengambilan Surat
A. Ambil surat sesuai waktu yang dijanjikan
- Catat tanggal dan jam pengambilan
- Datang tepat waktu
B. Cek kebenaran surat sebelum pulang
Pastikan hal-hal berikut:
- ✅ Nama tertulis dengan benar
- ✅ NIK benar (16 digit)
- ✅ Tanggal lahir benar
- ✅ Alamat lengkap dan benar
- ✅ Keperluan/tujuan sesuai
- ✅ Ada tanda tangan Kepala Desa
- ✅ Ada stempel resmi desa
- ✅ Tanggal surat tercantum
C. Jika ada kesalahan
- Langsung laporkan ke petugas
- Minta dibuatkan surat baru/perbaikan
- Biasanya gratis jika kesalahan dari petugas
Langkah 8: Simpan Surat dengan Baik
- Simpan di map/plastik agar tidak lecek atau basah
- Jangan dilipat jika memungkinkan
- Buat fotokopi sebagai backup
- Scan/foto untuk arsip digital
Alur Mengurus Surat Domisili Online (Jika Tersedia)
Jika desa Anda sudah memiliki layanan online:
1. Akses website/aplikasi desa
- Buka website resmi desa atau aplikasi SID (Sistem Informasi Desa)
- Atau hubungi via WhatsApp layanan desa
2. Login/registrasi akun
- Buat akun dengan NIK dan nomor HP
- Verifikasi OTP
3. Pilih layanan “Surat Keterangan Domisili”
- Isi formulir online
- Upload foto/scan dokumen persyaratan
4. Submit permohonan
- Klik kirim/submit
- Tunggu notifikasi persetujuan
5. Ambil surat di kantor desa
- Datang sesuai jadwal yang diberikan
- Bawa dokumen asli untuk verifikasi
- Ambil surat yang sudah jadi
📌 Catatan: Sebagian besar surat masih harus diambil secara fisik ke kantor desa meskipun pengajuan dilakukan online.
🔖 Artikel Terkait Lainnya
Praktisi administrasi dan pengelola PanduanAdministrasi.com yang berdedikasi dalam membantu masyarakat Indonesia memahami prosedur birokrasi secara efisien. Memiliki spesialisasi dalam penyusunan dokumen legalitas desa, administrasi kependudukan, serta panduan layanan publik digital. Dengan prinsip ‘Administrasi Mudah untuk Semua’, saya memastikan setiap artikel yang dipublikasikan berdasarkan referensi regulasi pemerintah terkini dan praktik lapangan yang valid untuk menjamin keamanan dan keabsahan dokumen Anda.