Langkah 3: Mengisi Formulir Permohonan
A. Ambil formulir di loket
- Petugas akan memberikan formulir permohonan
- Bisa juga sudah disediakan di meja
B. Isi formulir dengan lengkap dan jelas
Informasi yang biasanya diminta:
- Nama lengkap (sesuai KTP)
- NIK (Nomor Induk Kependudukan)
- Tempat, tanggal lahir
- Jenis kelamin
- Agama
- Pekerjaan
- Status pernikahan
- Alamat lengkap (RT, RW, Dusun, Desa)
- Keperluan/tujuan pembuatan surat
- Tanggal pembuatan
C. Tulis dengan jelas
- Gunakan huruf kapital atau huruf tegak bersambung
- Jangan ada coretan
- Jika salah, minta formulir baru
Langkah 4: Menyerahkan Dokumen
A. Serahkan ke loket pelayanan
- Berikan formulir yang sudah diisi
- Serahkan semua fotokopi dokumen persyaratan
- Tunjukkan dokumen asli untuk dicocokkan
B. Petugas akan memverifikasi
- Petugas mengecek kelengkapan dokumen
- Mencocokkan data di formulir dengan KTP/KK
- Jika ada yang kurang, akan diminta melengkapi
Langkah 5: Proses Pembuatan Surat
A. Surat diproses oleh staf desa
- Data dari formulir diketik ke format surat resmi
- Dicek kembali kebenaran datanya
B. Waktu proses:
- Instant (hari itu juga): Jika desa tidak terlalu ramai dan Anda datang pagi
- 1-3 hari kerja: Kondisi normal di sebagian besar desa
- Lebih dari 3 hari: Jika ada verifikasi tambahan atau desa sedang sangat sibuk
Langkah 6: Penandatanganan
A. Surat ditandatangani Kepala Desa
- Setelah surat selesai dibuat, akan ditandatangani oleh Kepala Desa
- Jika Kepala Desa tidak ada, bisa ditandatangani oleh Sekretaris Desa atau pejabat yang diberi wewenang
B. Diberi stempel resmi
- Surat akan diberi cap basah/stempel resmi desa
- Pastikan cap tercetak dengan jelas
Langkah 7: Pengambilan Surat
A. Ambil surat sesuai waktu yang dijanjikan
- Catat tanggal dan jam pengambilan
- Datang tepat waktu
B. Cek kebenaran surat sebelum pulang
Pastikan hal-hal berikut:
- ✅ Nama tertulis dengan benar
- ✅ NIK benar (16 digit)
- ✅ Tanggal lahir benar
- ✅ Alamat lengkap dan benar
- ✅ Keperluan/tujuan sesuai
- ✅ Ada tanda tangan Kepala Desa
- ✅ Ada stempel resmi desa
- ✅ Tanggal surat tercantum
C. Jika ada kesalahan
- Langsung laporkan ke petugas
- Minta dibuatkan surat baru/perbaikan
- Biasanya gratis jika kesalahan dari petugas
Langkah 8: Simpan Surat dengan Baik
- Simpan di map/plastik agar tidak lecek atau basah
- Jangan dilipat jika memungkinkan
- Buat fotokopi sebagai backup
- Scan/foto untuk arsip digital
Alur Mengurus Surat Domisili Online (Jika Tersedia)
Jika desa Anda sudah memiliki layanan online:
1. Akses website/aplikasi desa
- Buka website resmi desa atau aplikasi SID (Sistem Informasi Desa)
- Atau hubungi via WhatsApp layanan desa
2. Login/registrasi akun
- Buat akun dengan NIK dan nomor HP
- Verifikasi OTP
3. Pilih layanan “Surat Keterangan Domisili”
- Isi formulir online
- Upload foto/scan dokumen persyaratan
4. Submit permohonan
- Klik kirim/submit
- Tunggu notifikasi persetujuan
5. Ambil surat di kantor desa
- Datang sesuai jadwal yang diberikan
- Bawa dokumen asli untuk verifikasi
- Ambil surat yang sudah jadi
📌 Catatan: Sebagian besar surat masih harus diambil secara fisik ke kantor desa meskipun pengajuan dilakukan online.
🔖 Artikel Terkait Lainnya
Pengelola dan penulis PanduanAdministrasi.com, berdomisili di Surabaya. Menyusun panduan administrasi dengan merujuk pada peraturan resmi yang berlaku, berangkat dari pengalaman pribadi mengurus berbagai dokumen administrasi di Indonesia.